Soukromí a transparentnost
Zásady ochrany osobních údajů
Naším cílem je vytvářet nezapomenutelné společenské a zážitkové akce, při kterých se můžete cítit bezpečně – včetně toho, jak nakládáme s vašimi osobními údaji. Níže najdete přehledné informace o tom, jak společnost Dobrava vaše údaje shromažďuje, používá a chrání.
1. Správce osobních údajů
Správcem vašich osobních údajů je společnost Dobrava, česká společnost zaměřená na organizaci společenských a zážitkových událostí, soukromých oslav, firemních akcí, team buildingů a dalších interaktivních programů, kde je offline poker jednou z volitelných zábavných aktivit.
Za zpracování osobních údajů odpovídá vedení společnosti a pověřené osoby, které se starají o realizaci událostí, zákaznickou péči a bezpečnost dat. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se ochrany soukromí, můžete se na nás kdykoli obrátit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na stránce Kontakt.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných osobních údajů vždy přizpůsobujeme typu spolupráce a tomu, co je nezbytné pro zajištění konkrétní události či komunikace. Nejčastěji zpracováváme následující kategorie údajů:
- Identifikační údaje – jméno, příjmení, název společnosti a pozice (u firemních klientů).
- Kontaktní údaje – e‑mailová adresa, telefonní číslo, případně korespondenční adresa pro účely fakturace nebo smluv.
- Údaje o rezervaci a události – typ akce, předpokládaný počet účastníků, preferovaný termín, místo konání, požadovaný program (např. tematické zážitky, offline poker, interaktivní aktivity, skupinové formáty), jazyk akce a organizační poznámky.
- Fakturační a smluvní údaje – informace nezbytné pro vystavení daňových dokladů a uzavření smluv (např. IČO a fakturační adresa u firemních klientů).
- Komunikační historie – záznamy o e‑mailové a telefonické komunikaci, poptávkách a požadavcích na přizpůsobení zážitku.
- Údaje uchazečů o zaměstnání či spolupráci – životopis, profesní profil, motivační informace, odkazy na reference, pokud nám je poskytnete například prostřednictvím sekce kariéra či Tým.
Pokud by bylo v rámci konkrétní události potřeba zpracovávat další údaje (například seznam účastníků od firemního partnera), vždy vás o tom předem informujeme a zajistíme, aby rozsah zpracování odpovídal pouze nutnému účelu.
3. Způsob a účel zpracování
Osobní údaje zpracováváme převážně v elektronické podobě v našich interních systémech a v nástrojích, které používáme pro plánování, realizaci a vyhodnocování událostí. Zpracování slouží k těmto účelům:
- Rezervace a plánování událostí – přijetí a potvrzení rezervace prostřednictvím poptávkových formulářů, telefonicky či e‑mailem, sladění termínů, rozsahu služeb a programu akce.
- Plnění smluvních povinností – příprava a uzavření smlouvy, vystavování faktur, zajištění souvisejících administrativních a organizačních kroků.
- Odpovídání na dotazy – reakce na vaše dotazy ohledně našich služeb, referencí, průběhu akcí a možností přizpůsobení zážitku.
- Realizace služeb – koordinace dodavatelů, moderátorů, animátorů a dalších osob podílejících se na přípravě společenského programu, včetně offline pokeru jako zábavné aktivity.
- Zlepšování služeb a uživatelské zkušenosti – vyhodnocení anonymizovaných či agregovaných dat z webu a komunikace za účelem optimalizace našich procesů a nabídky.
- Personální agenda – posouzení uchazečů o práci nebo spolupráci, domluva pohovorů a zpětná vazba.
- Plnění právních povinností – vedení účetnictví, uchovávání daňových dokladů a dalších povinných záznamů podle platné legislativy.
Osobní údaje nezpracováváme automatizovaným způsobem vedoucím k profilování, které by mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
4. Právní základ zpracování
Při zpracování osobních údajů vycházíme z následujících právních základů v souladu s platnými předpisy v oblasti ochrany osobních údajů:
- Plnění smlouvy – v případech, kdy s námi uzavíráte smlouvu o realizaci události nebo jiné služby, je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění této smlouvy (např. rezervace termínu, konfigurace programu, fakturace).
- Plnění právní povinnosti – jde zejména o povinnosti v oblasti účetnictví, daňových předpisů a případnou spolupráci s orgány veřejné moci v rozsahu stanoveném zákonem.
- Oprávněný zájem – máme oprávněný zájem pečovat o bezpečné a efektivní poskytování našich služeb, chránit naše práva a majetek, předcházet zneužití služeb a rozvíjet dlouhodobé vztahy s klienty a partnery. Na tomto základě můžeme například uchovat základní historii komunikace nebo vyhodnocovat anonymizované údaje o využívání našeho webu.
- Souhlas – pokud vás požádáme o souhlas (např. s určitými marketingovými sděleními, které nejsou jinak kryty oprávněným zájmem), zpracováváme údaje pouze v rozsahu a k účelům, se kterými jste výslovně souhlasili. Souhlas lze kdykoli odvolat.
Vždy dbáme na to, aby pro konkrétní účel zpracování existoval odpovídající právní základ a aby rozsah údajů nepřekračoval to, co je nezbytné.
5. Sdílení údajů s třetími stranami
Vaše osobní údaje bezdůvodně nesdílíme ani neprodáváme třetím stranám. Sdílení probíhá pouze tam, kde je to nutné pro zajištění našich služeb, plnění zákonných povinností nebo tam, kde k tomu udělíte souhlas. Typicky může jít o tyto situace:
- Technická a provozní podpora – poskytovatelé IT služeb, hostingu a nástrojů, které využíváme pro provoz webu, e‑mailové komunikace a interních systémů.
- Partneři zapojení do realizace akcí – ověření a prověření dodavatelé, kteří se podílejí na tvorbě programu, technickém zajištění nebo doprovodných aktivitách. Předávají se jim pouze údaje nutné pro daný úkol (např. čas a místo konání akce, kontaktní osoba).
- Účetní a právní služby – odborní poradci, kteří nám pomáhají s plněním našich právních a účetních povinností.
- Orgány veřejné moci – pouze v případech, kdy to vyžaduje právní předpis nebo oficiální žádost v souladu se zákonem.
Se všemi partnery, kteří při své činnosti mohou přijít do kontaktu s osobními údaji, máme uzavřené odpovídající smlouvy o zpracování údajů a vyžadujeme dodržování standardů ochrany soukromí a bezpečnosti.
6. Doba uchovávání údajů
Dobu uchovávání osobních údajů nastavujeme vždy s ohledem na účel zpracování a zákonné požadavky. Zpravidla postupujeme následovně:
- Údaje související s rezervací a realizací akce – uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nutnou pro ochranu našich práv a splnění právních povinností (typicky 3–5 let od skončení spolupráce, nestanoví‑li předpis delší dobu).
- Účetní a daňové doklady – uchováváme v rozsahu a po dobu vyžadovanou právními předpisy (obvykle 10 let).
- Komunikační historie a poptávky – uchováváme po dobu, která je nutná pro zodpovězení dotazu a případné navazující spolupráce; pokud k ní nedojde, zpravidla nejdéle 2 roky.
- Údaje uchazečů o zaměstnání či spolupráci – pokud nedojde k uzavření smlouvy, uchováváme údaje pouze po dobu výběrového řízení, případně déle na základě vašeho souhlasu.
- Údaje zpracovávané na základě souhlasu – uchováváme do doby odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby, na kterou byl souhlas udělen.
Po uplynutí příslušných lhůt údaje bezpečně smažeme nebo anonymizujeme tak, aby je již nebylo možné spojit s konkrétní osobou.
7. Bezpečnost a ochrana dat
Bezpečnost osobních údajů bereme vážně a používáme vhodná technická a organizační opatření, aby nedošlo k jejich ztrátě, zneužití nebo neoprávněnému přístupu. Mezi tato opatření patří zejména:
- Kontrola přístupů – přístup k osobním údajům mají pouze pověřené osoby, které je daný přístup nezbytný pro výkon jejich práce a jsou vázány mlčenlivostí.
- Bezpečná infrastruktura – využíváme důvěryhodné hostingové a technické poskytovatele, šifrované připojení k webu a pravidelné aktualizace použitých nástrojů.
- Organizační postupy – nastavujeme interní pravidla nakládání s osobními údaji, školíme tým v oblasti ochrany soukromí a průběžně hodnotíme rizika.
- Minimalizace údajů – zpracováváme pouze ty údaje, které skutečně potřebujeme k dosažení daného účelu, a pouze po dobu, kdy jsou nezbytné.
Přestože nelze zaručit stoprocentní bezpečnost žádného systému, děláme maximum pro to, aby zpracování vašich osobních údajů odpovídalo moderním bezpečnostním standardům a dobré praxi.
8. Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte řadu práv, která respektujeme a podporujeme. Konkrétně máte zejména tato práva:
- Právo na přístup – máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, k jakým účelům a z jakých zdrojů pocházejí.
- Právo na opravu – pokud zjistíte, že některé údaje jsou nepřesné nebo neúplné, můžete požádat o jejich opravu či doplnění.
- Právo na výmaz – v určitých případech máte právo požádat o výmaz osobních údajů (například pokud údaje již nejsou potřebné pro původní účel nebo jste odvolali souhlas a neexistuje jiný právní důvod zpracování).
- Právo na omezení zpracování – můžete požádat, abychom po určitou dobu zpracovávali vaše údaje pouze omezeně (například po dobu ověřování jejich přesnosti nebo při vznesení námitky).
- Právo vznést námitku – proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, údaje dále zpracovávat nebudeme.
- Právo na přenositelnost údajů – v případech zpracování na základě souhlasu nebo smlouvy máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném formátu a případně je předat jinému správci.
- Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že zpracováním osobních údajů porušujeme právní předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. V České republice je to Úřad pro ochranu osobních údajů.
Budeme rádi, pokud se v první řadě obrátíte přímo na nás – společně se pokusíme najít rychlé a férové řešení.
9. Způsob uplatnění práv a kontakt
Svá práva v oblasti ochrany osobních údajů můžete uplatnit nebo se na nás obrátit s dotazy či připomínkami kdykoli prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na stránce Kontakt. Pro rychlejší zpracování vašeho požadavku prosím uveďte, o jaké právo jde a jakých údajů se týká.
Na vaše žádosti se snažíme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtách stanovených právními předpisy. V odůvodněných případech můžeme požádat o doplnění informací pro ověření vaší totožnosti, abychom zabránili neoprávněnému přístupu k údajům.
Pokud preferujete osobní či telefonickou komunikaci, můžete si domluvit schůzku nebo hovor prostřednictvím našich kontaktních kanálů. Záleží nám na srozumitelnosti, proto vám vše rádi vysvětlíme v klidné a přátelské atmosféře, která je pro Dobrava typická.
11. Aktualizace zásad ochrany osobních údajů
Naše služby i způsob, jakým organizujeme společenské a zážitkové události, se postupně vyvíjejí. Stejně tak může docházet ke změnám v legislativě nebo doporučeních v oblasti ochrany soukromí. Proto si vyhrazujeme právo tyto Zásady ochrany osobních údajů čas od času aktualizovat.
Aktuálně platná verze je vždy zveřejněna na této stránce s uvedením data poslední aktualizace. V případě podstatných změn, které mohou mít dopad na vaše postavení nebo způsob, jakým vaše údaje zpracováváme, vás na tuto skutečnost přiměřeným způsobem upozorníme (například výrazným oznámením na webu nebo e‑mailem, pokud to bude vhodné).
Pokud máte dotazy k těmto zásadám nebo k tomu, jak Dobrava pracuje s osobními údaji, obraťte se na nás prosím prostřednictvím formuláře na stránce Kontakt. Společně najdeme řešení, které podpoří důvěru a příjemný zážitkový prožitek při všech našich akcích.
Chcete pokračovat k plánování své události?
Nyní, když víte, jak chráníme vaše údaje, můžete bez obav pokračovat k rezervaci společenského nebo zážitkového programu přesně podle vašich představ.